Как можете да уведомите доставчиците, че те трябва да прикачат местната поръчка за покупка своята касова бележка?

За да съобщите ефективно това изискване на доставчиците, трябва да предприемете следните стъпки:

1. Осигурете ясни инструкции относно поръчките за покупка:

- Уверете се, че всички поръчки за покупка, издадени на доставчици, ясно посочват, че трябва да прикачат копие от местната поръчка за покупка към разписките си.

- Посочете, че прикачването на местната поръчка за покупка е задължително за точна обработка на плащанията.

2. Актуализиране на правилата и условията:

- Преразгледайте правилата и условията на вашия бизнес, за да включите изискването за прикачване на местната поръчка за покупка към разписките.

- Уверете се, че доставчиците са запознати с актуализираните правила и условия, преди да направят поръчки.

3. Комуникирайте чрез имейл:

- Изпратете официален имейл до всички доставчици, подчертавайки новата политика и важността на прикачването на местни поръчки за покупка към разписките.

- Поискайте от тях да потвърдят получаването на имейла и да гарантират съответствие с новото изискване.

4. Напомняния за телефонно обаждане:

- Свържете се с ключови доставчици по телефона, за да ги информирате лично за актуализираното изискване.

- Потвърдете тяхното разбиране и отговорете на всички въпроси или притеснения, които може да имат.

5. Последващи действия и наблюдение:

- Редовно проверявайте входящите разписки, за да сте сигурни, че доставчиците спазват новата политика.

- Бързо адресирайте всички случаи на неспазване чрез приятелски напомняния и дискусии.

6. Въведете стимули или наказания:

- Обмислете предлагането на стимули или отстъпки за доставчици, които постоянно прикачват местни поръчки за покупка без забавяне.

- Обратно, можете да наложите санкции или забавени плащания за неспазване.

7. Осигуряване на обучение и поддръжка:

- Предлагайте обучителни сесии или предоставяйте насоки на доставчиците как правилно да прикачат местната поръчка за покупка към техните касови бележки.

- Уверете се, че разбират важността на спазването на това изискване.

8. Редовно съобщавайте актуализации:

- Информирайте своевременно доставчиците за всякакви промени или актуализации на политиката.

- Поддържайте каналите за комуникация отворени, за да отговорите на всякакви въпроси или притеснения, които могат да възникнат.

Като прилагате тези стъпки и поддържате последователна комуникация с доставчиците, можете да гарантирате, че те прикачват местната поръчка за покупка към своите разписки, рационализирайки процеса на плащане и повишавайки ефективността на вашите бизнес сделки.