Wie können Sie Lieferanten darauf hinweisen, dass sie ihrer Quittung die lokale Bestellung beifügen müssen?

Um diese Anforderung effektiv an Lieferanten zu kommunizieren, sollten Sie die folgenden Schritte unternehmen:

1. Geben Sie bei Bestellungen klare Anweisungen:

- Stellen Sie sicher, dass in allen an Lieferanten erteilten Bestellungen klar angegeben ist, dass sie ihren Quittungen eine Kopie der lokalen Bestellung beifügen müssen.

- Geben Sie an, dass die Anlage der lokalen Bestellung für eine korrekte Zahlungsabwicklung obligatorisch ist.

2. Allgemeine Geschäftsbedingungen aktualisieren:

- Überarbeiten Sie die Geschäftsbedingungen Ihres Unternehmens, um die Anforderung aufzunehmen, den Quittungen die lokale Bestellung beizufügen.

- Stellen Sie sicher, dass Lieferanten die aktualisierten Geschäftsbedingungen kennen, bevor sie Bestellungen aufgeben.

3. Kommunizieren Sie per E-Mail:

- Senden Sie eine formelle E-Mail an alle Lieferanten, in der Sie auf die neue Richtlinie und die Wichtigkeit des Anhängens lokaler Bestellungen an Quittungen hinweisen.

- Bitten Sie sie, den Empfang der E-Mail zu bestätigen und die Einhaltung der neuen Anforderung sicherzustellen.

4. Anruferinnerungen:

- Kontaktieren Sie wichtige Lieferanten telefonisch, um sie persönlich über die aktualisierte Anforderung zu informieren.

- Bestätigen Sie ihr Verständnis und beantworten Sie etwaige Fragen oder Bedenken.

5. Nachverfolgung und Überwachung:

- Überprüfen Sie regelmäßig eingehende Belege, um sicherzustellen, dass Lieferanten die neue Richtlinie einhalten.

- Beheben Sie alle Fälle von Nichteinhaltung umgehend durch freundliche Erinnerungen und Gespräche.

6. Implementieren Sie Anreize oder Strafen:

- Erwägen Sie, Anreize oder Rabatte für Lieferanten anzubieten, die regelmäßig lokale Bestellungen ohne Verzögerung aufgeben.

- Umgekehrt könnten Sie bei Nichteinhaltung Strafen oder verspätete Zahlungen verhängen.

7. Bieten Sie Schulungen und Support an:

- Bieten Sie Schulungen an oder stellen Sie Lieferanten Anleitungsmaterialien zur Verfügung, wie sie die lokale Bestellung ordnungsgemäß an ihre Quittungen anhängen können.

- Stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie wichtig die Einhaltung dieser Anforderung ist.

8. Kommunizieren Sie regelmäßig Updates:

- Informieren Sie Lieferanten rechtzeitig über alle Änderungen oder Aktualisierungen der Richtlinie.

- Halten Sie die Kommunikationskanäle offen, um eventuell auftretende Fragen oder Bedenken anzusprechen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte und die Aufrechterhaltung einer konsistenten Kommunikation mit Lieferanten können Sie sicherstellen, dass diese die lokale Bestellung ihren Quittungen beifügen, wodurch der Zahlungsprozess rationalisiert und die Effizienz Ihrer Geschäftsabwicklung gesteigert wird.