Kaip galite pranešti tiekėjams, kad jie privalo pridėti vietinį pirkimo užsakymą savo kvitą?

Norėdami veiksmingai pranešti apie šį reikalavimą tiekėjams, turėtumėte atlikti šiuos veiksmus:

1. Pateikite aiškias pirkimo užsakymų instrukcijas:

- Užtikrinti, kad visuose tiekėjams išduotuose pirkimo užsakymuose būtų aiškiai nurodyta, kad jie prie kvitų turi pridėti vietinio pirkimo užsakymo kopiją.

- Nurodykite, kad vietinio pirkimo užsakymo priedas yra privalomas siekiant tiksliai apdoroti mokėjimus.

2. Atnaujinkite taisykles ir nuostatas:

– Peržiūrėkite savo verslo sąlygas ir įtraukite reikalavimą prie kvitų pridėti vietinį pirkimo užsakymą.

- Prieš pateikdami užsakymą įsitikinkite, kad tiekėjai yra susipažinę su atnaujintomis sąlygomis.

3. Susisiekite el. paštu:

- Išsiųskite oficialų el. laišką visiems tiekėjams, pabrėždami naują politiką ir vietinių pirkimo užsakymų pridėjimo prie kvitų svarbą.

– Paprašykite jų patvirtinti el. laiško gavimą ir užtikrinti, kad būtų laikomasi naujo reikalavimo.

4. Telefono skambučių priminimai:

- Susisiekite su pagrindiniais tiekėjais telefonu ir asmeniškai informuokite juos apie atnaujintą reikalavimą.

- Patvirtinkite savo supratimą ir atsakykite į visus jiems rūpimus klausimus.

5. Tolesni veiksmai ir stebėjimas:

- Reguliariai tikrinkite gaunamus kvitus, kad įsitikintumėte, jog tiekėjai laikosi naujos politikos.

- Nedelsdami išspręskite bet kokius reikalavimų nesilaikymo atvejus draugiškais priminimais ir aptardami.

6. Taikykite paskatas arba nuobaudas:

- Apsvarstykite galimybę pasiūlyti paskatas ar nuolaidas tiekėjams, kurie nuolat nedelsdami prideda vietinius pirkimo užsakymus.

– Priešingai, už reikalavimų nesilaikymą galite skirti baudas arba pavėluotus mokėjimus.

7. Teikti mokymus ir paramą:

- Siūlykite tiekėjams mokymo sesijas arba gaires, kaip tinkamai pridėti vietinį pirkimo užsakymą prie kvitų.

- Užtikrinti, kad jie suprastų, kaip svarbu laikytis šio reikalavimo.

8. Reguliariai bendraukite su naujiniais:

- Laiku informuoti tiekėjus apie bet kokius politikos pakeitimus ar atnaujinimus.

- Išlaikykite atvirus bendravimo kanalus, kad galėtumėte išspręsti bet kokius iškilusius klausimus ar rūpesčius.

Įgyvendindami šiuos veiksmus ir palaikydami nuoseklų ryšį su tiekėjais, galite užtikrinti, kad jie pridės vietinį pirkimo užsakymą prie savo kvitų, supaprastindami mokėjimo procesą ir padidindami jūsų verslo santykių efektyvumą.