Hvordan kan du gi leverandørene beskjed om at de må legge ved kvitteringen til den lokale innkjøpsordren?

For å effektivt kommunisere dette kravet til leverandører, bør du ta følgende trinn:

1. Gi klare instruksjoner om kjøpsordrer:

- Sørg for at alle innkjøpsordrer utstedt til leverandører tydelig angir at de må legge ved en kopi av den lokale innkjøpsordren til sine kvitteringer.

- Spesifiser at vedlegget av den lokale innkjøpsordren er obligatorisk for nøyaktig behandling av betalinger.

2. Oppdater vilkår og betingelser:

- Revider vilkårene og betingelsene for virksomheten din for å inkludere kravet om å legge ved den lokale innkjøpsordren til kvitteringer.

- Sørg for at leverandørene er klar over de oppdaterte vilkårene og betingelsene før du legger inn bestillinger.

3. Kommuniser via e-post:

- Send en formell e-post til alle leverandører som fremhever den nye policyen og viktigheten av å legge ved lokale innkjøpsordrer til kvitteringer.

- Be dem om å bekrefte mottak av e-posten og sikre overholdelse av det nye kravet.

4. Telefonanropspåminnelser:

- Kontakt nøkkelleverandører over telefon for personlig å informere dem om det oppdaterte kravet.

- Bekreft deres forståelse og svar på spørsmål eller bekymringer de måtte ha.

5. Oppfølging og overvåking:

- Sjekk regelmessig innkommende kvitteringer for å sikre at leverandørene overholder de nye retningslinjene.

- Ta umiddelbart opp eventuelle tilfeller av manglende overholdelse gjennom vennlige påminnelser og diskusjoner.

6. Implementer insentiver eller straffer:

- Vurder å tilby insentiver eller rabatter for leverandører som konsekvent legger ved lokale innkjøpsordrer uten forsinkelser.

– Omvendt kan du ilegge bøter eller forsinket betaling for manglende overholdelse.

7. Gi opplæring og støtte:

- Tilby opplæringsøkter eller gi veiledningsmateriell til leverandører om hvordan de skal feste den lokale innkjøpsordren til kvitteringene deres.

– Sørg for at de forstår viktigheten av å overholde dette kravet.

8. Kommuniser regelmessig oppdateringer:

- Informer leverandører om eventuelle endringer eller oppdateringer av policyen i tide.

- Hold kommunikasjonskanalene åpne for å løse eventuelle spørsmål eller bekymringer som måtte oppstå.

Ved å implementere disse trinnene og opprettholde konsistent kommunikasjon med leverandørene, kan du sikre at de legger ved den lokale innkjøpsordren til kvitteringene sine, og effektiviserer betalingsprosessen og forbedrer effektiviteten i dine forretningsforbindelser.