W jaki sposób możesz powiadomić dostawców, że muszą załączyć pokwitowanie lokalnego zamówienia zakupu?

Aby skutecznie zakomunikować ten wymóg dostawcom, należy podjąć następujące kroki:

1. Podaj jasne instrukcje dotyczące zamówień zakupu:

- Upewnij się, że wszystkie zamówienia zakupu wydawane dostawcom wyraźnie stwierdzają, że muszą dołączyć kopię lokalnego zamówienia zakupu do swoich rachunków.

- Określ, że załączenie lokalnego zamówienia zakupu jest obowiązkowe w celu prawidłowego przetwarzania płatności.

2. Aktualizuj Warunki:

- Zweryfikuj warunki swojej działalności, uwzględniając wymóg dołączania lokalnego zamówienia zakupu do rachunków.

- Przed złożeniem zamówienia należy upewnić się, że dostawcy są świadomi zaktualizowanych warunków.

3. Komunikuj się poprzez e-mail:

- Wyślij formalny e-mail do wszystkich dostawców, podkreślając nową politykę i znaczenie dołączania lokalnych zamówień zakupu do paragonów.

- Poproś o potwierdzenie odbioru wiadomości e-mail i zapewnienie zgodności z nowym wymogiem.

4. Przypomnienia o połączeniach telefonicznych:

- Skontaktuj się telefonicznie z kluczowymi dostawcami, aby osobiście poinformować ich o zaktualizowanym wymaganiu.

- Potwierdź ich zrozumienie i odpowiedz na wszelkie pytania lub wątpliwości, jakie mogą mieć.

5. Dalsze działania i monitorowanie:

- Regularnie sprawdzaj przychodzące wpływy, aby upewnić się, że dostawcy przestrzegają nowej polityki.

- Niezwłocznie reaguj na wszelkie przypadki nieprzestrzegania zasad poprzez przyjacielskie przypomnienia i dyskusje.

6. Wdrażaj zachęty lub kary:

- Rozważ zaoferowanie zachęt lub rabatów dostawcom, którzy konsekwentnie i bezzwłocznie dołączają lokalne zamówienia.

- I odwrotnie, za nieprzestrzeganie zasad możesz nałożyć kary lub opóźnić płatności.

7. Zapewnij szkolenia i wsparcie:

- Oferuj sesje szkoleniowe lub udostępniaj dostawcom materiały zawierające wskazówki dotyczące prawidłowego dołączania lokalnego zamówienia zakupu do paragonów.

- Upewnij się, że rozumieją znaczenie przestrzegania tego wymogu.

8. Regularnie przekazuj aktualizacje:

- Informuj dostawców w odpowiednim czasie o wszelkich zmianach lub aktualizacjach polityki.

- Utrzymuj otwarte kanały komunikacji, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości, które mogą się pojawić.

Wdrażając te kroki i utrzymując spójną komunikację z dostawcami, możesz mieć pewność, że dołączą oni lokalne zamówienie zakupu do swoich paragonów, usprawniając proces płatności i zwiększając efektywność w kontaktach biznesowych.