Hvordan kan du give leverandørerne besked om, at de skal vedhæfte den lokale indkøbsordre deres kvittering?

For effektivt at kommunikere dette krav til leverandørerne, bør du tage følgende trin:

1. Giv klare instruktioner om købsordrer:

- Sørg for, at alle indkøbsordrer udstedt til leverandører tydeligt angiver, at de skal vedhæfte en kopi af den lokale indkøbsordre til deres kvitteringer.

- Angiv, at vedhæftning af den lokale indkøbsordre er obligatorisk for nøjagtig behandling af betalinger.

2. Opdater vilkår og betingelser:

- Revider vilkårene og betingelserne for din virksomhed for at inkludere kravet om at vedhæfte den lokale indkøbsordre til kvitteringer.

- Sørg for, at leverandører er opmærksomme på de opdaterede vilkår og betingelser, før de afgiver ordre.

3. Kommuniker via e-mail:

- Send en formel e-mail til alle leverandører, der fremhæver den nye politik og vigtigheden af ​​at vedhæfte lokale indkøbsordrer til kvitteringer.

- Bed dem om at bekræfte modtagelsen af ​​e-mailen og sikre overholdelse af det nye krav.

4. Påmindelser om telefonopkald:

- Kontakt nøgleleverandører over telefonen for personligt at informere dem om det opdaterede krav.

- Bekræft deres forståelse og svar på eventuelle spørgsmål eller bekymringer, de måtte have.

5. Opfølgning og overvågning:

- Tjek jævnligt indgående kvitteringer for at sikre, at leverandører overholder den nye politik.

- Ret omgående eventuelle tilfælde af manglende overholdelse gennem venlige påmindelser og diskussioner.

6. Implementer incitamenter eller sanktioner:

- Overvej at tilbyde incitamenter eller rabatter til leverandører, der konsekvent vedlægger lokale indkøbsordrer uden forsinkelse.

- Omvendt kan du pålægge bøder eller forsinkede betalinger for manglende overholdelse.

7. Giv træning og support:

- Tilbyd træningssessioner eller giv vejledningsmateriale til leverandører om, hvordan de korrekt vedhæfter den lokale indkøbsordre til deres kvitteringer.

- Sørg for, at de forstår vigtigheden af ​​at overholde dette krav.

8. Kommuniker regelmæssigt opdateringer:

- Informere leverandører om eventuelle ændringer eller opdateringer af politikken rettidigt.

- Hold kommunikationskanaler åbne for at løse eventuelle spørgsmål eller bekymringer, der måtte opstå.

Ved at implementere disse trin og vedligeholde ensartet kommunikation med leverandører, kan du sikre, at de vedhæfter den lokale indkøbsordre til deres kvitteringer, strømliner betalingsprocessen og øger effektiviteten i dine forretningsforbindelser.