Kuinka voit ilmoittaa toimittajille, että heidän on liitettävä paikallinen ostotilaus kuittinsa?

Voit viestiä tästä vaatimuksesta tehokkaasti toimittajille noudattamalla seuraavia vaiheita:

1. Anna selkeät ohjeet ostotilauksista:

- Varmista, että kaikissa toimittajille annetuissa ostotilauksissa mainitaan selvästi, että heidän on liitettävä kuiteihinsa kopio paikallisesta ostotilauksesta.

- Ilmoita, että paikallisen ostotilauksen liite on pakollinen maksujen tarkan käsittelyn kannalta.

2. Päivitä käyttöehdot:

- Muuta yrityksesi ehtoja ja sisällytä niihin vaatimus paikallisen ostotilauksen liittämisestä kuitteihin.

- Varmista, että toimittajat ovat tietoisia päivitetyistä ehdoista ennen tilausten tekemistä.

3. Ota yhteyttä sähköpostitse:

- Lähetä kaikille toimittajille virallinen sähköposti, jossa korostetaan uutta käytäntöä ja paikallisten ostotilausten liittämisen tärkeyttä kuitteihin.

- Pyydä heitä vahvistamaan sähköpostin vastaanottaminen ja varmistamaan uuden vaatimuksen noudattaminen.

4. Puhelumuistutukset:

- Ota yhteyttä tärkeimpiin toimittajiin puhelimitse ja kerro heille henkilökohtaisesti päivitetystä vaatimuksesta.

- Vahvista ymmärryksensä ja vastaa mahdollisiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin.

5. Seuranta ja seuranta:

- Tarkista säännöllisesti saapuvat kuitit varmistaaksesi, että toimittajat noudattavat uutta käytäntöä.

- Ota viipymättä kaikki noudattamatta jättämistapaukset ystävällisten muistutusten ja keskustelujen avulla.

6. Ota käyttöön kannustimia tai rangaistuksia:

- Harkitse kannustimien tai alennusten tarjoamista toimittajille, jotka liittävät johdonmukaisesti paikallisia ostotilauksia viipymättä.

- Päinvastoin, voit määrätä seuraamuksia tai viivästyttää maksuja noudattamatta jättämisestä.

7. Tarjoa koulutusta ja tukea:

- Tarjoa koulutustilaisuuksia tai anna toimittajille opastusmateriaaleja, kuinka paikallinen ostotilaus liitetään oikein kuitteihinsa.

- Varmista, että he ymmärtävät tämän vaatimuksen noudattamisen tärkeyden.

8. Ilmoita säännöllisesti päivityksistä:

- Ilmoita toimittajille hyvissä ajoin kaikista politiikan muutoksista tai päivityksistä.

- Pidä viestintäkanavat auki mahdollisten kysymysten tai huolenaiheiden käsittelemiseksi.

Toteuttamalla nämä vaiheet ja ylläpitämällä johdonmukaista viestintää toimittajien kanssa voit varmistaa, että he liittävät paikallisen ostotilauksen kuitteihinsa, mikä virtaviivaistaa maksuprosessia ja tehostaa liiketoimintaasi.