Comment faire savoir aux fournisseurs qu'ils doivent joindre au bon de commande local leur reçu ?

Pour communiquer efficacement cette exigence aux fournisseurs, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Fournissez des instructions claires sur les bons de commande :

- S'assurer que tous les bons de commande émis aux fournisseurs indiquent clairement qu'ils doivent joindre une copie du bon de commande local à leurs reçus.

- Préciser que la pièce jointe du bon de commande local est obligatoire pour un traitement précis des paiements.

2. Mettre à jour les conditions générales :

- Révisez les termes et conditions de votre entreprise pour inclure l'exigence de joindre le bon de commande local aux reçus.

- S'assurer que les fournisseurs sont informés des conditions générales mises à jour avant de passer des commandes.

3. Communiquer par e-mail :

- Envoyer un e-mail formel à tous les fournisseurs soulignant la nouvelle politique et l'importance de joindre les bons de commande locaux aux reçus.

- Demandez-leur d'accuser réception du courriel et de s'assurer du respect de la nouvelle exigence.

4. Rappels d'appels téléphoniques :

- Contacter les principaux fournisseurs par téléphone pour les informer personnellement de l'exigence mise à jour.

- Confirmer leur compréhension et répondre à leurs questions ou préoccupations.

5. Suivi et surveillance :

- Vérifier régulièrement les reçus entrants pour s'assurer que les fournisseurs se conforment à la nouvelle politique.

- Traiter rapidement tout cas de non-conformité par le biais de rappels amicaux et de discussions.

6. Mettre en œuvre des incitations ou des pénalités :

- Envisagez d'offrir des incitations ou des réductions aux fournisseurs qui attachent systématiquement et sans délai des commandes d'achat locales.

- À l'inverse, vous pourriez imposer des pénalités ou des retards de paiement en cas de non-conformité.

7. Fournir une formation et un soutien :

- Proposer des sessions de formation ou fournir des documents d'orientation aux fournisseurs sur la manière de joindre correctement le bon de commande local à leurs reçus.

- Assurez-vous qu'ils comprennent l'importance de respecter cette exigence.

8. Communiquez régulièrement les mises à jour :

- Informer les fournisseurs de tout changement ou mise à jour de la politique en temps opportun.

- Gardez les canaux de communication ouverts pour répondre à toutes les questions ou préoccupations qui pourraient survenir.

En mettant en œuvre ces étapes et en maintenant une communication cohérente avec les fournisseurs, vous pouvez vous assurer qu'ils joignent le bon de commande local à leurs reçus, rationalisant ainsi le processus de paiement et améliorant l'efficacité de vos relations commerciales.