Hogyan értesítheti a beszállítókat, hogy csatolniuk kell a helyi beszerzési megrendeléshez a nyugtát?

Ennek a követelménynek a beszállítókkal való hatékony kommunikálása érdekében a következő lépéseket kell tennie:

1. Adjon egyértelmű utasításokat a beszerzési rendelésekhez:

- Gondoskodjon arról, hogy minden szállítónak kiadott beszerzési megrendelésben egyértelműen szerepeljen, hogy nyugtájukhoz csatolniuk kell a helyi beszerzési megrendelés másolatát.

- Adja meg, hogy a helyi beszerzési megrendelés csatolása kötelező a fizetések pontos feldolgozásához.

2. Az Általános Szerződési Feltételek frissítése:

- Módosítsa vállalkozása általános szerződési feltételeit, és tartalmazza a helyi beszerzési rendelés nyugtákhoz csatolásának követelményét.

- Győződjön meg arról, hogy a beszállítók tisztában vannak a frissített feltételekkel a rendelések leadása előtt.

3. Kommunikáció e-mailben:

- Küldjön hivatalos e-mailt minden beszállítónak, amelyben kiemeli az új szabályzatot és a helyi beszerzési rendelések nyugtákhoz csatolásának fontosságát.

- Kérje meg őket, hogy igazolják vissza az e-mail kézhezvételét, és biztosítsák az új követelménynek való megfelelést.

4. Telefonhívási emlékeztetők:

- Vegye fel a kapcsolatot a legfontosabb beszállítókkal telefonon, hogy személyesen tájékoztassa őket a frissített követelményről.

- Erősítse meg megértését, és válaszoljon minden kérdésére vagy aggályára.

5. Nyomon követés és felügyelet:

- Rendszeresen ellenőrizze a beérkező bizonylatokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szállítók betartják-e az új szabályzatot.

- Barátságos emlékeztetők és megbeszélések segítségével haladéktalanul kezelje a meg nem felelés eseteit.

6. Ösztönzők vagy büntetések alkalmazása:

- Fontolja meg ösztönzők vagy kedvezmények felajánlását azoknak a beszállítóknak, akik következetesen, késedelem nélkül csatolják a helyi beszerzési megrendeléseket.

- Ezzel szemben büntetést vagy késedelmes fizetést szabhat ki a meg nem felelés miatt.

7. Képzés és támogatás biztosítása:

- Képzéseket kínáljon vagy útmutató anyagokat biztosítson a beszállítóknak arról, hogyan kell megfelelően csatolni a helyi beszerzési rendelést a nyugtákhoz.

- Biztosítani kell, hogy megértsék ennek a követelménynek a betartásának fontosságát.

8. Rendszeresen kommunikáljon a frissítésekkel:

- Időben tájékoztassa a szállítókat a szabályzat bármely változásáról vagy frissítéséről.

- Tartsa nyitva a kommunikációs csatornákat az esetlegesen felmerülő kérdések vagy aggályok megválaszolásához.

Ezen lépések végrehajtásával és a beszállítókkal való következetes kommunikációval biztosíthatja, hogy a helyi beszerzési rendelést csatolják a nyugtákhoz, így egyszerűsítve a fizetési folyamatot és javítva az üzleti ügyletek hatékonyságát.