Hvernig geturðu tilkynnt birgjum að þeir verði að láta innkaupapöntunina fylgja með kvittun sinni?

Til að koma þessari kröfu á skilvirkan hátt til birgja ættir þú að gera eftirfarandi skref:

1. Gefðu skýrar leiðbeiningar um innkaupapantanir:

- Gakktu úr skugga um að allar innkaupapantanir sem gefnar eru út til birgja taki skýrt fram að þeir verði að hengja afrit af staðbundinni innkaupapöntun við kvittanir sínar.

- Tilgreindu að viðhengi staðbundinnar innkaupapöntunar sé skylda fyrir nákvæma vinnslu greiðslna.

2. Uppfærðu skilmála og skilyrði:

- Endurskoðaðu skilmála og skilyrði fyrirtækisins til að fela í sér kröfuna um að festa staðbundna innkaupapöntunina við kvittanir.

- Gakktu úr skugga um að birgjar séu meðvitaðir um uppfærða skilmála og skilyrði áður en pantað er.

3. Samskipti í gegnum tölvupóst:

- Sendu formlegan tölvupóst til allra birgja þar sem þú leggur áherslu á nýju stefnuna og mikilvægi þess að festa staðbundnar innkaupapantanir við kvittanir.

- Biddu þá um að staðfesta móttöku tölvupóstsins og tryggja að farið sé að nýju kröfunni.

4. Áminningar um símtöl:

- Hafðu samband við lykilbirgja í síma til að upplýsa þá persónulega um uppfærða kröfu.

- Staðfestu skilning þeirra og svaraðu öllum spurningum eða áhyggjum sem þeir kunna að hafa.

5. Eftirfylgni og eftirlit:

- Athugaðu reglulega innkomnar kvittanir til að tryggja að birgjar fari að nýju stefnunni.

- Taktu tafarlaust á öllum tilvikum um vanefndir með vinsamlegum áminningum og umræðum.

6. Innleiða hvata eða refsingar:

- Íhugaðu að bjóða ívilnanir eða afslætti fyrir birgja sem setja stöðugt staðbundnar innkaupapantanir án tafar.

- Aftur á móti gætirðu beitt sektum eða seinkuðum greiðslum fyrir vanefndir.

7. Veita þjálfun og stuðning:

- Bjóða upp á fræðslufundi eða veita birgjum leiðbeiningarefni um hvernig eigi að festa staðbundna innkaupapöntun á réttan hátt við kvittanir þeirra.

- Gakktu úr skugga um að þeir skilji mikilvægi þess að fylgja þessari kröfu.

8. Skiptu reglulega um uppfærslur:

- Upplýsa birgja um allar breytingar eða uppfærslur á stefnunni tímanlega.

- Haltu samskiptaleiðum opnum til að svara öllum spurningum eða áhyggjum sem upp kunna að koma.

Með því að innleiða þessi skref og viðhalda stöðugum samskiptum við birgja geturðu tryggt að þeir festi staðbundna innkaupapöntun við kvittanir sínar, hagræða greiðsluferlið og auka skilvirkni í viðskiptum þínum.