Kako lahko dobavitelje opozorite, da morajo lokalnemu naročilu priložiti račun?

Za učinkovito sporočanje te zahteve dobaviteljem morate storiti naslednje:

1. Zagotovite jasna navodila za naročila:

- Zagotovite, da je v vseh nabavnih naročilih, izdanih dobaviteljem, jasno navedeno, da morajo kopijo lokalnega naročila priložiti svojim računom.

- Navedite, da je priloga lokalnega naročila obvezna za natančno obdelavo plačil.

2. Posodobite določila in pogoje:

- Preglejte pogoje in določila vašega podjetja, da vključite zahtevo po priložitvi lokalnega naročila na račune.

- Zagotovite, da so dobavitelji seznanjeni s posodobljenimi določili in pogoji, preden oddajo naročila.

3. Komunicirajte prek e-pošte:

- Vsem dobaviteljem pošljite uradno e-poštno sporočilo, v katerem poudarite novo politiko in pomen priložitve lokalnih naročilnic računom.

– Zahtevajte potrditev prejema e-pošte in zagotovite skladnost z novo zahtevo.

4. Opomniki za telefonske klice:

- Obrnite se na ključne dobavitelje po telefonu, da jih osebno obvestite o posodobljeni zahtevi.

- Potrdite njihovo razumevanje in odgovorite na morebitna vprašanja ali pomisleke.

5. Spremljanje in spremljanje:

- Redno preverjajte dohodne račune, da zagotovite, da dobavitelji upoštevajo novo politiko.

- Nemudoma obravnavajte vse primere neskladnosti s prijaznimi opomniki in pogovori.

6. Izvajajte spodbude ali kazni:

- Razmislite o ponudbi spodbud ali popustov za dobavitelje, ki dosledno prilagajo lokalna naročila brez odlašanja.

– Nasprotno pa bi lahko naložili kazni ali odložili plačila za neupoštevanje.

7. Zagotovite usposabljanje in podporo:

- Ponudite usposabljanje ali zagotovite navodila za dobavitelje o tem, kako pravilno priložiti lokalno naročilnico svojim računom.

- Zagotovite, da razumejo pomen upoštevanja te zahteve.

8. Redno sporočajte posodobitve:

- Dobavitelje pravočasno obveščati o morebitnih spremembah ali posodobitvah pravilnika.

- Naj bodo komunikacijski kanali odprti za morebitna vprašanja ali pomisleke, ki se lahko pojavijo.

Z izvajanjem teh korakov in vzdrževanjem dosledne komunikacije z dobavitelji lahko zagotovite, da svojim računom priložijo lokalno naročilnico, kar poenostavi postopek plačila in poveča učinkovitost vašega poslovanja.