Hur kan du meddela leverantörer att de måste bifoga den lokala inköpsordern sitt kvitto?

För att effektivt kommunicera detta krav till leverantörer bör du vidta följande steg:

1. Ge tydliga instruktioner om inköpsorder:

- Se till att alla inköpsorder som utfärdas till leverantörer tydligt anger att de måste bifoga en kopia av den lokala inköpsordern till sina kvitton.

- Ange att bilagan av den lokala inköpsordern är obligatorisk för korrekt behandling av betalningar.

2. Uppdatera villkoren:

- Revidera villkoren för ditt företag så att det inkluderar kravet på att bifoga den lokala inköpsordern till kvitton.

- Se till att leverantörer är medvetna om de uppdaterade villkoren innan du lägger beställningar.

3. Kommunicera via e-post:

- Skicka ett formellt e-postmeddelande till alla leverantörer som lyfter fram den nya policyn och vikten av att bifoga lokala inköpsorder till kvitton.

- Be dem bekräfta mottagandet av e-postmeddelandet och säkerställa efterlevnad av det nya kravet.

4. Telefonsamtalspåminnelser:

- Kontakta nyckelleverantörer per telefon för att personligen informera dem om det uppdaterade kravet.

- Bekräfta deras förståelse och svara på eventuella frågor eller funderingar de kan ha.

5. Uppföljning och övervakning:

- Kontrollera regelbundet inkommande kvitton för att säkerställa att leverantörerna följer den nya policyn.

- Ta omedelbart upp eventuella fall av bristande efterlevnad genom vänliga påminnelser och diskussioner.

6. Implementera incitament eller straff:

- Överväg att erbjuda incitament eller rabatter för leverantörer som konsekvent bifogar lokala inköpsorder utan dröjsmål.

– Omvänt kan du utdöma straffavgifter eller försenade betalningar för bristande efterlevnad.

7. Ge utbildning och support:

- Erbjud utbildningssessioner eller tillhandahåll vägledningsmaterial till leverantörer om hur man korrekt bifogar den lokala inköpsordern till sina kvitton.

- Se till att de förstår vikten av att följa detta krav.

8. Kommunicera regelbundet uppdateringar:

- Informera leverantörer om eventuella ändringar eller uppdateringar av policyn i tid.

- Håll kommunikationskanalerna öppna för att lösa alla frågor eller problem som kan uppstå.

Genom att implementera dessa steg och upprätthålla konsekvent kommunikation med leverantörer kan du säkerställa att de bifogar den lokala inköpsordern till sina kvitton, vilket effektiviserar betalningsprocessen och förbättrar effektiviteten i dina affärsaffärer.