Tedarikçilere, yerel satın alma siparişini makbuzlarına eklemeleri gerektiğini nasıl bildirebilirsiniz?

Bu gerekliliği tedarikçilere etkili bir şekilde iletmek için aşağıdaki adımları atmalısınız:

1. Satın Alma Siparişleriyle İlgili Açık Talimatlar Sağlayın:

- Tedarikçilere verilen tüm satın alma siparişlerinde, yerel satın alma siparişinin bir kopyasını makbuzlarına eklemeleri gerektiğinin açıkça belirtildiğinden emin olun.

- Ödemelerin doğru şekilde işlenmesi için yerel satın alma siparişinin eklenmesinin zorunlu olduğunu belirtin.

2. Şartlar ve Koşulları Güncelleyin:

- İşletmenizin hüküm ve koşullarını, yerel satın alma siparişinin makbuzlara eklenmesi gerekliliğini içerecek şekilde revize edin.

- Sipariş vermeden önce tedarikçilerin güncellenmiş hüküm ve koşullardan haberdar olmasını sağlayın.

3. E-posta yoluyla iletişim kurun:

- Tüm tedarikçilere yeni politikayı ve yerel satın alma siparişlerinin makbuzlara eklenmesinin önemini vurgulayan resmi bir e-posta gönderin.

- Onlardan e-postayı aldıklarını onaylamalarını ve yeni gereksinime uygunluğu sağlamalarını isteyin.

4. Telefon Görüşmesi Hatırlatıcıları:

- Güncellenen gereklilik hakkında onları kişisel olarak bilgilendirmek için önemli tedarikçilerle telefon yoluyla iletişime geçin.

- Anladıklarını doğrulayın ve olası soru veya endişelerini yanıtlayın.

5. Takip ve İzleme:

- Tedarikçilerin yeni politikaya uyduklarından emin olmak için gelen faturaları düzenli olarak kontrol edin.

- Dostça hatırlatmalar ve tartışmalar yoluyla her türlü uyumsuzluk durumunu derhal ele alın.

6. Teşvik veya Cezaları Uygulayın:

- Yerel satın alma siparişlerini gecikmeden sürekli olarak ekleyen tedarikçilere teşvik veya indirimler sunmayı değerlendirin.

- Tam tersine, uyumsuzluk nedeniyle cezalar uygulayabilir veya ödemeleri geciktirebilirsiniz.

7. Eğitim ve Destek Sağlayın:

- Yerel satın alma siparişini faturalarına nasıl düzgün bir şekilde ekleyecekleri konusunda tedarikçilere eğitim oturumları sunun veya rehberlik materyalleri sağlayın.

- Bu gereksinime uymanın önemini anladığından emin olun.

8. Güncellemeleri Düzenli Olarak İletin:

- Politikadaki herhangi bir değişiklik veya güncelleme hakkında tedarikçileri zamanında bilgilendirin.

- Ortaya çıkabilecek soru veya endişelerin giderilmesi için iletişim kanallarını açık tutun.

Bu adımları uygulayarak ve tedarikçilerle tutarlı iletişimi sürdürerek, yerel satın alma siparişini makbuzlarına eklemelerini, ödeme sürecini kolaylaştırmalarını ve iş ilişkilerinizde verimliliği artırmalarını sağlayabilirsiniz.